Cualquier empresa puede verse afectada por el fraude interno. Y dentro de la empresa, cualquier departamento o área. Pero existe un sector especialmente sensible: se trata de los desplazamientos profesionales. Te explicamos 4 tipos de fraude interno habituales del business travel.

Tipo nº1: Kilometraje abultado

Cuando un empleado utiliza su propio vehículo para los desplazamientos profesionales, lo habitual es que éste pase a la empresa a final de mes la distancia total recorrida, para que la empresa le pague el kilometraje. Un fraude muy común es “inflar” el número de kilómetros realizados, y así cobrar más. Aunque unos pocos kilómetros de más no suponen mucha diferencia, a lo largo del año pueden sumar una cantidad importante, que multiplicado por el total de trabajadores en desplazamiento puede llegar a ser un importe astronómico.

Tipo nº2: Gastos superiores al límite

La mayoría de empresas disponen de políticas de gastos en que se limita el importe máximo que el empleado puede gastar, por ejemplo, por cada cena, o por noche de hotel. Pero algunos trabajadores, por desconocimiento de las políticas o por picaresca, reportan gastos superiores a estos límites. Si estos excesos no son detectados, el resultado es que el trabajador es reembolsado por un gasto que no procede.

Tipo nº3: Tiques a demanda

Un tipo de fraude habitual y muy difícil de detectar es el que hacen algunos trabajadores, que cobran dietas por manutención, pero en realidad se llevan comida preparada de casa. Es decir, no realizan el gasto, pero lo reportan igual. Muchos, incluso, consiguen que en restaurantes de confianza les hagan tiques falsos, que luego les permitirá justificar el gasto reportado. También hay quien sí hace un gasto en un restaurante, pero de algo no permitido por las políticas de la empresa, como puede ser el alcohol. El trabajador que hace el fraude pide cambios en los conceptos que aparecen en los tiques; por ejemplo, que en vez de alcohol aparezca algún otro concepto, como un postre o cualquier otra cosa.

Tipo nº4: Gastos doblados

A menudo, cuando el volumen de gastos reportados por los business travellers es elevado, resulta difícil tener una visión clara de quién ha reportado qué. Algunos aprovechan esta falta de control para pasar gastos duplicados, y así cobrar dos veces el reembolso de ese gasto. También hay quien reporta gastos que no corresponden a desplazamientos corporativos, como restaurantes que corresponden a ocio y tiempo libre.

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Evitar el fraude interno es complicado, pero existen algunas medidas para lograr minimizarlo. En primer lugar, es básico tener una política de gastos clara y definida, y hacerla conocer a los trabajadores. De nada sirve tener una regulación interna si nadie la conoce, o si pueden justificar los fraudes con la excusa que estas normas no son claras o llevan a interpretación.

La sensación de control también es muy importante. Si los trabajadores saben que los gastos son controlados, se contendrán más y tendrán muchas menos tentaciones en cuanto a fraude interno. Por lo contrario, la falta de control da la sensación de libertad e impunidad a la hora de cometer fraude. Para eso, hacer auditorías internas y externas frecuentes es una práctica muy buena.

Finalmente, automatizar el control de los gastos, a través de softwares especializados que digitalizan todo el proceso de gestión de gastos, es muy útil, ya que permite detectar muchas tentativas de fraude, a la vez que minimizar el trabajo manual del supervisor.

 

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